Kako napisati poslovnu e -poštu za nekoga koga ne poznajete

Sadržaj:

Kako napisati poslovnu e -poštu za nekoga koga ne poznajete
Kako napisati poslovnu e -poštu za nekoga koga ne poznajete

Video: Kako napisati poslovnu e -poštu za nekoga koga ne poznajete

Video: Kako napisati poslovnu e -poštu za nekoga koga ne poznajete
Video: Москва слезам не верит, 1 серия (FullHD, драма, реж. Владимир Меньшов, 1979 г.) 2024, Marš
Anonim

U profesionalnom životu, posebno u ovo doba tehnologije u kojoj živimo, vrlo je uobičajeno da morate pisati poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete. Koliko god ovo na prvi pogled izgledalo neugodno, to je dio posla i vrlo je uobičajeno. Ako ste u nedoumici kako postupiti, postoje neka pravila etikete kojih se možete pridržavati pri sastavljanju e -poruke nepoznatoj osobi.

Koraci

1. dio od 3: Početak pisanja e -pošte

Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 1
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 1

Korak 1. Pretražite

Prije nego što sastavite e -poruku nekome koga ne poznajete, morate učiniti nekoliko stvari. Za početak pogledajte web stranicu kompanije za koju osoba radi.

  • Ako još uvijek ne znate adresu e -pošte pojedinca, pretražite poslovnu web stranicu. Ako ti podaci nisu navedeni, morat ćete pronaći drugi način da dobijete njegovu adresu e -pošte. Alternativa je nazvati kompaniju i zatražiti e -adresu te osobe.
  • Želite li stupiti u kontakt sa upitom? Imajte na umu da ako na pitanje već nema odgovora u informacijama dostupnim na web stranici. Često su podaci spremni i dostupni za konsultacije, samo pretražite.
  • Provjerite šaljete li poruku pravoj osobi. Mnogi ljudi započinju e -poštu pisanjem stvari poput: "Nisam siguran da ste prava osoba za odgovor na moje pitanje, ali …". Pored nedostatka profesionalizma sa vaše strane, ovaj stav postaje i nepoštovanje jer gubite nečije vrijeme. Ako ne znate kome da ga pošaljete, sačekajte malo na potvrdu.
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 2
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 2

Korak 2. Stavite opisni naslov

U red u kojem pišete temu važno je unijeti razlog slanja poruke. U većini slučajeva, posebno kada osoba prima stotine e -poruka dnevno, poruke koje šalju stranci se brišu ili zanemaruju. Jasan opis u polju za temu smanjuje šanse da se vaša e -pošta previdi.

  • Ukratko objasnite sadržaj poruke. Upotrijebite što je moguće više detalja u četiri ili pet riječi. “Sastanak u 10:00 na novom računarskom sistemu”, na primjer, bolji je od generičkog naslova poput “Jutarnji sastanak”.
  • „Zdravo“ili „Zdravo“su vrlo neodređene teme i često se smatraju neželjenom poštom, osim što se lako odbacuju.
  • Koristite profesionalni račun e -pošte jer će se vaša adresa e -pošte vidjeti pored teme. Preferirajte račun sa svojim pravim imenom, a ne imenom lika ili nečim što je povezano s hobijem. Za poslovne račune, vaše ime i prezime (ili ono koje najčešće koristite) je idealno.
  • Nikada nemojte pisati velika slova velikim slovima, čak i ako je hitno. Velika slova, na internet jeziku, znače da vičete, a to se može protumačiti kao neprijateljska komunikacija.
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 3
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 3

Korak 3. Razmislite kako se najbolje obratiti primatelju

Ovaj dio može biti nezgodan pri slanju poruke strancu, jer ne znate kako vole da se zovu. Srećom, postoji nekoliko pravila etikete koje biste trebali uzeti u obzir u ovim slučajevima.

  • Ako ne znate ime primatelja, izbjegavajte tretmane poput "Kome bi to moglo biti od interesa" ili nešto vrlo formalno, poput "Poštovani/a". S druge strane, također je pametno izbjegavati previše ležeran ton za profesionalnu poruku poput "Zdravo" ili "Šta ima?". U nedoumici upotrijebite “Dear Sir/Madam”.
  • Uvjerite se da je ime osobe ispravno napisano. Lako je pogriješiti mijenjajući nekoliko slova, posebno ako je riječ o složenijem imenu.
  • Koristite "Mr." i "gospođa" Slijedi ime primaoca. Na primjer, ako se zove Joaquim dos Santos, započnite poruku s “Draga s. Joaquim”.
  • Ako ne znate svoje godine ili bračni status, ako ste žensko, izbjegavajte korištenje "gospođice". u uvodu. Za profesionalne e -poruke najbolje je koristiti "Mrs." Ili jednostavno "Dragi".
  • Za doktora nauka najprikladnije je da se naziva "dr." Ili "Dr."
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 4
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 4

Korak 4. Identifikujte se

Prilikom slanja poslovne e -pošte imajte na umu da zastupate kompaniju u kojoj radite. Stoga je bitno da se u prvoj rečenici identificirate i kažete gdje radite. Vaša e -pošta može početi ovako: "Draga gospođo Carolina, moje ime je João Dantas i radim u marketinškom odjelu Wilson Tecnologia."

2. dio 3: Sastavljanje e -pošte

Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 5
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 5

Korak 1. Budite kratki i bitni

Kad možete biti jezgroviti i direktni, primaocu predstavljate profesionalnu i pozitivnu sliku. Ova asertivnost se obično vidi dobrim očima, što povećava šanse da na vašu e-poštu odgovorite sa mnogo više agilnosti i slične ljubaznosti.

  • Nakon identifikacije, sljedeći korak je objašnjenje svrhe e -pošte. Ovaj dio također treba biti asertivan i napisan u dvije rečenice.
  • Koristite pozitivan ton. Čak i ako se radi o pritužbi ili ozbiljnijoj stvari, budite ljubazni i pristojni. Nemojte koristiti ružne riječi za upućivanje primatelja, niti govoriti loše o šefovima, zaposlenicima ili drugim kompanijama.
  • Ne zaboravite da prilikom identifikacije u e -pošti navedete svoje ime i poziciju koju zauzimate. Ako poruku šaljete u ime cijelog tima ili odjela, uključite ove podatke.
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 6
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 6

Korak 2. Budite jasni

Profesionalna e -pošta mora biti jednostavna za razumijevanje, pa stoga treba koristiti jasne riječi koje ne dopuštaju dvostruko tumačenje.

  • Koristi aktivan glas. Umjesto da na primjer kažete „Dokument je poslao moj šef, Jaime Pereira“, recite „Moj šef, Jaime Pereira, poslao je dokument“.
  • Izbjegavajte žargone i tehničke izraze, čak i ako se obično koriste u vašem poduzeću. Dok komunicirate s nekim tko nije dio vašeg profesionalnog odnosa, radije koristite uobičajene fraze i izraze.
  • Koristite kratke rečenice. Uklonite veznike kad god je to moguće i izbjegavajte vrlo dugačke rečenice. Umjesto „Nismo primili povratne informacije u vezi s dokumentom i željeli bismo pratiti situaciju kako bismo saznali jeste li razumjeli informacije koje su proslijeđene“, dajte prednost „Nismo primili povratne informacije u vezi s dostavljenim dokumentom. Trebaju li vam neke informacije koje nisu jasne?”.
  • Pravilno pisanje portugalskog jezika, dobro korištenje gramatike, pravopisa i interpunkcije je od suštinskog je značaja. Pre nego što pošaljete poruku, pregledajte svoj tekst.
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 7
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 7

Korak 3. Znajte šta treba izbjegavati

Neka pravila etikete određuju šta se može, a šta ne može poslati putem e -pošte. Evo nekoliko savjeta:

  • Nema problema s prilaganjem datoteke, sve dok je prethodno dogovorena s osobom ili je dio uvodne prezentacije.
  • Izbjegavajte prilaganje vrlo teških datoteka. Ako je ovaj dokument od suštinske važnosti, pošaljite drugu e -poruku unaprijed i obavijestite vas o tome šta će biti poslano sljedeće.
  • Nemojte koristiti pretplatu s previše informacija. Vaš potpis mora sadržavati ime, naslov i odjel, adresu e -pošte, fizičku adresu i broj telefona.
  • Nemojte dodavati pozadinsku sliku. Osim što otežava poruku, e -pošta ostavlja i manje profesionalni dojam.

3. dio 3: Dovršavanje e -pošte

Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 8
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 8

Korak 1. Donesite upute za odgovor

Na kraju kontakta ljubazno ponudite upute o tome kako primatelj može odgovoriti.

  • Odredite određeno vrijeme. "Bio bih vam zahvalan ako mi se možete javiti do kraja dana sutra" je primjer zahtjeva koji treba podnijeti.
  • Uključite svoje kontakt podatke ako je potrebno. Jednostavno recite "Slobodno odgovorite na ovu e -poruku" ili zatražite povratne informacije putem telefona i uključite svoj broj.
  • Objasnite šta želite. Nemojte samo reći "Čekam vaš povratak", radije odaberite nešto konkretnije, poput "Čekam vaš povratak kako bismo mogli postaviti datum prijelaza za novi sistem".
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 9
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 9

Korak 2. Odaberite odgovarajući oproštaj

Prije potpisivanja važno je ljubazno i na odgovarajući način završiti e -poštu.

  • Izbjegavajte neformalne pozdrave poput "Zagrljaja" ili "Poljupca". Slijedeći isti način razmišljanja, nemojte uključivati emotikone.
  • U poslovnoj e -pošti najbolje je završiti sa "S poštovanjem" ili "S poštovanjem", koji su lijepi pozdravi i ne ugrožavaju profesionalizam. "S poštovanjem" slijedi isti ton.
  • “Hvala” i “Hvala na pažnji” su također prikladni, ali ih treba izbjegavati ako ne zatražite određeni zadatak u e -pošti.
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 10
Sastavite poslovnu e -poštu nekome koga ne poznajete Korak 10

Korak 3. Nastavite

Ljudi u korporativnom svijetu su izuzetno zaposleni i moguće je da zaborave svoju adresu e -pošte među toliko drugih. Ako ne dobijete odgovor, pošaljite drugu poruku, ali proslijedite prethodnu.

  • Nedostatak povratnih informacija može biti nenamjeran. Moguće je čak i da je e -poruka dospjela u neželjenu poštu te osobe.
  • Budite ljubazni pri slanju nove e -pošte. Recite nešto poput "Pretpostavljam da ste prilično zaposleni. Samo sam htio potvrditi da ste primili e -poruku koju sam vam poslao ranije" i spomenuti temu izvorne poruke.

Preporučuje se: