3 načina za pisanje izvještaja o napretku

Sadržaj:

3 načina za pisanje izvještaja o napretku
3 načina za pisanje izvještaja o napretku

Video: 3 načina za pisanje izvještaja o napretku

Video: 3 načina za pisanje izvještaja o napretku
Video: Штукатурка стен - самое полное видео! Переделка хрущевки от А до Я. #5 2024, Marš
Anonim

Izvještaji o napretku kritični su u upravljanju projektima, bilo da se radi o disertaciji ili jednom od projekata koji se izvode na poslu. Morat ćete to učiniti kako biste nadređenog, kolege ili klijente obavijestili o tome na čemu trenutno radite. Morat ćete se usredotočiti na ono što ste postigli i na ono što još treba učiniti.

korake

Metoda 1 od 3: Početak

Napišite izvještaj o napretku Korak 1
Napišite izvještaj o napretku Korak 1

Korak 1. Definirajte svoju svrhu u prijedlogu

Postoji nekoliko različitih razloga zašto bi neko mogao zatražiti izvještaj o napretku. Naravno, bilo koji od njih bit će napisan u svrhu otkrivanja napretka postignutog na određenom projektu. Međutim, postoje različite vrste prijedloga koje treba razmotriti:

  • Izvještaj o napretku istraživačkog programa ili projekta bit će malo drugačiji od onog za projekt na poslu. U tom slučaju veća je vjerovatnoća da ćete morati navesti informacije, a manje je vjerovatno da ćete morati uzeti u obzir stavke poput cijene (iako ne uvijek).
  • Izvještaj o radu za klijenta bit će napisan drugačije nego za nadređenog na poslu. Prvo morate razmotriti razloge zašto to pišete.
Napišite izvještaj o napretku Korak 2
Napišite izvještaj o napretku Korak 2

Korak 2. Razmislite o publici

Nakon definiranja svrhe izvještaja, trebali biste razmotriti vrste tema koje primalac treba primiti. Iako svi izvještaji o napretku obično uključuju određene opće podatke, važno je napomenuti posebne točke:

  • Kako su čitaoci povezani sa projektom? Kako će rezultat utjecati na njih? Veza i utjecaj će se razlikovati između nadređenog i kupca, na primjer.
  • Razmislite o tome koju odluku čitatelji trebaju donijeti nakon čitanja izvještaja o napretku (na primjer, koju će podršku, novac ili vrijeme uložiti).
  • Uzmite u obzir informacije koje čitaoci moraju znati da bi zaista nadgledali i učestvovali u projektu. Koje tehničke aspekte ćete morati znati? Jeste li već upoznati sa tehničkim žargonom?
Napišite izvještaj o napretku Korak 3
Napišite izvještaj o napretku Korak 3

Korak 3. Definišite najbolji način komunikacije sa publikom

Izvještaj o napretku nije samo pisani dokument koji se šalje nastavniku ili nadređenom. Može imati mnogo oblika na osnovu onoga što je potrebno.

  • Izvještaj o napretku može biti kratak usmeni izvještaj na sedmičnim ili mjesečnim sastancima tima.
  • Može biti u obliku povremene e -pošte kolegama.
  • Može biti u obliku formalnih ili neformalnih dopisa koji se šalju nadzornicima.
  • To se još uvijek može učiniti kao službeni izvještaj klijentima ili državnim agencijama.
Napišite izvještaj o napretku Korak 4
Napišite izvještaj o napretku Korak 4

Korak 4. Razgovarajte sa supervizorom

Osim ako niste ranije napisali ovu vrstu izvještaja (pa zašto bih ja bio ovdje?), Važno je da dobijete što je moguće više uputa od svojih nadređenih. Možda postoji određeni format koji koristi kompanija, u kojem je slučaju važno slijediti odgovarajuća pravila.

Napišite izvještaj o napretku Korak 5
Napišite izvještaj o napretku Korak 5

Korak 5. Pazite na ton

Ne moraju svi izvještaji biti formalni. U stvari, interni izvještaji upućeni kolegama ili nadzornicima često sadrže neformalniji jezik. Zato je toliko važno razgovarati sa svojim nadređenim o tome šta očekujete da ćete pronaći.

  • Kad su u pitanju informacije proslijeđene klijentu ili državnoj agenciji, ili čak teza koju će analizirati panel, vrijedi više griješiti sa formalnosti.
  • Bez obzira na nivo formalnosti ili neformalnosti, važno je nastaviti na jasan, fokusiran i transparentan način.

Metoda 2 od 3: Pisanje izvještaja

Napišite izvještaj o napretku Korak 6
Napišite izvještaj o napretku Korak 6

Korak 1. Odlučite kako želite prezentirati materijal

Do početka pisanja izvještaja, definirat ćete ton koji treba biti, kao i vaš cilj. Sada morate definirati najbolji obrazac (ili obrasce) u kojem ćete predstaviti ove informacije.

  • Možete izabrati da napravite popis tema. Ovo je jasan način za predstavljanje materijala, jednostavan za pretraživanje i dobijanje potrebnih informacija. Međutim, to može biti nešto manje formalno sredstvo za pisanje izvještaja o napretku, a može biti i prikladnije za dopise namijenjene nadzornicima i kolegama putem e-pošte.
  • Takođe možete uključiti grafikone ili tabele. Ovo može biti jako dobro ako pišete izvještaj o napretku projekta za koji želite financiranje ili otkrivate zašto zaslužujete stipendiju koju ste već dobili.
Napišite izvještaj o napretku Korak 7
Napišite izvještaj o napretku Korak 7

Korak 2. Koristite pododjeljke

Da biste napisali dobar izvještaj o napretku, morate biti što je moguće jasniji. Razbijanje na pododjeljke odličan je način za prikupljanje svih relevantnih materijala.

Uključivanjem podnaslova u izvještaj može biti još jasnije jer čitateljima ili publici daje do znanja šta mogu očekivati od svakog pododsjeka. Ako postoje materijali koji ih posebno zanimaju, moguće je da će skočiti direktno na nju

Napišite izvještaj o napretku Korak 8
Napišite izvještaj o napretku Korak 8

Korak 3. Napišite zaglavlje

Obično se prikazuje po vrhu papira ako se koristi paginirani format. Opet, ovo će ovisiti o tome šta kompanija ili univerzitet preferiraju, pa ne zaboravite postaviti ovo pitanje prije početka.

Zaglavlje treba sadržavati datum, kada je izvještaj poslan, ime i naslov primatelja, ime i naslov pošiljatelja, te temu o kojoj se govori

Napišite izvještaj o napretku Korak 9
Napišite izvještaj o napretku Korak 9

Korak 4. Napišite uvod

Ovaj odjeljak ide ispod zaglavlja i može se odvojiti od ostalih materijala kurzivnim oblikovanjem. On daje kratak pregled projekta, sažimajući njegov status. Moći ćete utvrditi koliki je napredak postignut i jesu li određeni ciljevi već postignuti.

Ne zaboravite uključiti svrhu izvještaja, predstaviti projekat i ponoviti da je ovo ažuriranje postignutog napretka

Napišite izvještaj o napretku Korak 10
Napišite izvještaj o napretku Korak 10

Korak 5. Napišite tijelo prijedloga

Ovaj dio, bilo podijeljen na odjeljke i pododsjeke, samo je detaljnija verzija uvoda. Pogledajte informacije date u uvodu i pokušajte ih proširiti.

  • Navedite zadatke koji su obavljeni od posljednjeg izvješća i koji su još u tijeku.
  • Navedite pitanja na koja ste naišli, pitanja koja treba riješiti i rješenja tih prepreka.
  • Navedite promjene koje su se dogodile i njihove razloge.
  • Takođe možete uključiti tačke poput promjena osoblja, poteškoća u nabavci materijala, prekoračenja troškova i kašnjenja ili problema sa sigurnošću ili tehnologijom.
Napišite izvještaj o napretku Korak 11
Napišite izvještaj o napretku Korak 11

Korak 6. Istražite šta je sljedeće u vašem projektu

Iako je to u osnovi dio izvještaja, ovdje je važno da publika razumije kamo idete s ovim projektom. Ne zaboravite spomenuti izazove koji mogu utjecati na rokove završetka, budžet ili upravljačku strukturu.

  • Zaista morate prijaviti jesu li se rokovi završetka promijenili ili ne.
  • Izbjegavajte probleme s cvjetanjem za publiku, ali nema potrebe nepotrebno ih uzbunjivati ili obećavati ono što se ne može isporučiti.
Napišite izvještaj o napretku Korak 12
Napišite izvještaj o napretku Korak 12

Korak 7. Uključite ukupno odrađene sate

Morate otkriti koliko ste vi i vaš tim (ako postoji) uložili u ovaj projekt. Ovo govori publici (bilo da je to vaš nadređeni, vaši klijenti ili vladina agencija koja vas možda financira) da ste naporno radili.

Metoda 3 od 3: Izbjegavanje uobičajenih poteškoća

Napišite izvještaj o napretku Korak 13
Napišite izvještaj o napretku Korak 13

Korak 1. Držite se teme

Sve dok se budete držali gore navedenih osnova, bit ćete dobro. Vrlo je važno izbjeći odstupanja u drugim područjima samo površno povezanim s projektom, koliko god oni bili zanimljivi.

Na primjer, ako se vaš projekt želi ponovno aktivirati lokalnu, neprofitnu umjetničku organizaciju, možda će doći u iskušenje da se maknete s puta i upustite se u raspravu o žalosnom stanju umjetničkog financiranja, ali to ne pomaže u pojedinostima kako je napredak projekta

Napišite izvještaj o napretku Korak 14
Napišite izvještaj o napretku Korak 14

Korak 2. Neka bude jednostavno

Svrha izvještaja o napretku je prikazati napredak postignut bez preopterećenja publike idejama i riječima. Sve na što se trebate usredotočiti je kako napreduje projekt, na čemu treba raditi i koje promjene treba napraviti.

Ovisno o primatelju vašeg izvještaja, možda ćete biti ograničeni na određeno ograničenje broja stranica. Dobro pravilo je da budete što objektivniji, ali svakako uključite sve odgovarajuće informacije

Napišite izvještaj o napretku Korak 15
Napišite izvještaj o napretku Korak 15

Korak 3. Nemojte biti previše neodređeni

Obavezno navedite konkretne detalje o trenutnom napretku projekta. Izbjegavajte reći nešto poput "Dobro napredujemo u potrazi za umjetničkim finansiranjem", na primjer, radije recite "Sa dva bespovratna sredstva od 5.000 USD od ovih različitih organizacija, imat ćemo samo 2.000 USD za postizanje našeg cilja od 12.000 RR".

Napišite izvještaj o napretku Korak 16
Napišite izvještaj o napretku Korak 16

Korak 4. Čuvajte se glasanja

Ponovo, vaš izvještaj mora biti jasan i sažet. Važno je ne preopteretiti publiku suvišnim riječima koje ništa ne dodaju konačnom rezultatu. Fraze kao što su "potpuna katastrofa" i "vrtoglavi uspjeh", na primjer, previše su emocionalne i neodređene za upotrebu s klijentima ili nadzornicima.

Napišite izvještaj o napretku Korak 17
Napišite izvještaj o napretku Korak 17

Korak 5. Imenujte svoje izvore

Sve korištene informacije koje dolaze iz vanjskog izvora, kao i grafike i podaci, moraju biti pravilno predstavljene. Izvještaju možete dodati dodatne odjeljke o izvorima i referencama.

Savjeti

  • Pokušajte analizirati stil svog nadređenog. Moguće je da on ima određenu prednost u pogledu vrsta izvještaja koje voli vidjeti. Neki žele vidjeti više lista ili informacija o temama, dok drugi odlučuju znati što je manje moguće kako bi krenuli naprijed. Drugi će preferirati što je moguće više informacija, bez obzira na to koliko je stranica potrebno.
  • Budite jasni pri ocrtavanju napretka, ali izbjegavajte prekomjerne riječi.

Preporučuje se: